自社のシステムに満足していないとき、どんな選択肢があるか？

「使いにくい」「機能が足りない」「毎回エラーが出る」自社のシステムに不満を感じながらも、どうすればいいか分からず使い続けている、という方は少なくありません。実は、現状を改善するための選択肢はいくつかあります。それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自社に合った方法を選ぶことが大切です。

今使っているシステムに手を加えて、使いやすくする方法です。「この画面だけ操作が面倒」「この機能だけ追加してほしい」といった部分的な不満であれば、全体を作り直さなくても解決できる場合があります。

メリットは、コストと時間を抑えられること。すでに社内に定着しているシステムをベースにするため、現場への影響も最小限に済みます。一方で、根本的な設計が古かったり、改修を重ねるうちに複雑になりすぎたりすると、限界が来ることもあります。まずは開発会社に「どこまで直せるか」を相談してみることが第一歩です。

世の中にはすでに完成された業務システムが数多く存在します。勤怠管理・顧客管理・経費精算など、業務の種類に応じた専用サービスを導入する方法です。

メリットは、導入が比較的早く、コストも低め。特にクラウド型のサービスは月額料金で使えるものが多く、初期投資を抑えられます。ただし、自社の業務フローに完全には合わない場合があります。「7割は使えるけど、3割は合わない」という状況になることも多く、その場合は業務の方をシステムに合わせる覚悟が必要です。

既存のシステムを捨てて、自社の業務に完全に合ったものをフルスクラッチで開発する方法です。「使いにくさの根本が設計にある」「業務が特殊すぎてどのパッケージも合わない」という場合に有効です。

メリットは、自社の業務にぴったりフィットしたシステムが手に入ること。長期的に見ると、業務効率の大幅な改善につながります。ただし、費用と時間がかかるのは避けられません。開発期間中は現行システムと並行運用が必要になることもあるため、社内の体制づくりが重要です。

一つの大きなシステムにこだわらず、得意な機能を持つ複数のサービスを連携させる方法も近年増えています。たとえば、顧客管理はA社のツール、請求書管理はB社のツール、社内チャットはC社のツール、というように組み合わせます。

メリットは柔軟性の高さ。それぞれ専門性の高いサービスを使えるため、機能面では満足度が上がりやすいです。一方で、ツール間のデータ連携がうまくいかないと、かえって手間が増えることもあります。連携の仕組みを事前に確認することが大切です。

選択肢を選ぶ際のポイントは、「不満の原因がどこにあるか」を明確にすることです。操作性の問題なのか、機能の過不足なのか、それともシステム全体の設計が古いのか——原因によって最適な解決策は変わります。

また、予算・期間・社内のITリテラシーも重要な判断材料です。どれが正解かは会社によって異なりますが、一人で抱え込まず、まずは専門家に相談することで選択肢が整理されることが多いです。

自社システムへの不満は、放置すればするほど業務効率の低下やミスの増加につながります。「なんとなく使いにくいな」と感じたそのタイミングが、見直しを始める最良の機会です。シスナビでは、現状のヒアリングから最適な改善策のご提案まで、丁寧にサポートしています。まずはお気軽にご相談ください。

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